Au moment où le numérique tient une place prépondérante, la conservation et l’archivage de documents sous format électronique sont un enjeu important pour les entreprises. Cependant, bon nombre d’entre elles ne disposent pas d’un système de gestion électronique de documents.
Il faut néanmoins savoir que la dématérialisation ou digitalisation est un pilier dans un processus de transformation digitale. Il s’agit de remplacer les supports physiques par des fichiers numériques, permettant une gestion plus facile et un gain de place considérable. Tour d’horizon de ce type de procédé !
L’organisation de l’entreprise est simplifiée
La dématérialisation permet ainsi à une entreprise de s’affranchir de difficultés concernant les procédures administratives. Elle facilite également l’accès de tous les collaborateurs aux documents et données numérisés. Cela signifie donc qu’elle améliore de manière considérable les organisations de l’entreprise en interne. Sa mise en place et sa mise en service peuvent être effectuées par des professionnels en gestion de documents à l’image de la société Hexapage par exemple.
Sur les facettes organisationnelles, financières et techniques, ce processus se présente ainsi sous différentes possibilités :
- La dématérialisation de documents : cela consiste à numériser des fichiers en papier comme les bulletins de salaire, les factures ou les contrats.
- La dématérialisation des échanges avec les clients et fournisseurs, qui a d’ailleurs tendance à s’accélérer grâce à Internet.
- La dématérialisation des processus métier et activités : on dématérialise ainsi les documents et supports liés aux services de l’entreprise afin d’optimiser la productivité. Par la même occasion, l’archivage des fichiers est également plus fiable.
La digitalisation implique donc de grands changements dans tous les process concernés dans le quotidien. Le flux de documents est alors réorganisé de A à Z.
La mise en place de la dématérialisation
Afin de mettre en œuvre un ou différents processus de dématérialisation dans une entreprise, nombreuses solutions existent. Ces dernières permettront d’automatiser l’étape de digitalisation des fichiers. Pour ce faire, il est crucial qu’un logiciel de gestion électronique de document ou GED soit mis en place. Ce dernier devra faciliter l’intégration, la gestion, l’organisation et la récupération de tout type de documents de format électronique. Avec un tel programme, il est donc possible de :
- Consulter chaque document numérisé, même simultanément ;
- Réunir au même endroit des fichiers issus d’un même dossier ;
- Ne plus perdre des documents ;
- Gérer continuellement le courrier ;
- Mettre facilement à jour des documents ;
- Sécuriser l’accès au stockage et aux fichiers ;
- Diminuer considérablement les coûts liés à la diffusion et à la recherche.
Pour encore plus de performances durant vos processus de transformation digitale, il est aussi possible d’utiliser des imprimantes multifonctions compatibles (MFP). Pour les modèles HP par exemple, l’utilisation de l’application HP Workpath est privilégiée. L’avantage de ce genre de plateforme est qu’il est possible de se connecter à des services Cloud ou serveurs sur site plus facilement. Les documents numérisés peuvent d’ailleurs être imprimés et utilisés par des utilisateurs authentifiés ou non en fonction de vos préférences.
