Plus que jamais sur le devant de la scène, notamment pour des soucis de simplification, la dématérialisation en entreprise est une véritable priorité de nos jours. Il s’agit d’un processus qui permet d’archiver ou d’émettre des documents en format numérique au détriment de la version en papier. Les avantages de la transformation digitale d’une entreprise sont nombreux, comme la possibilité de réaliser des économies considérables. Mais qu’en est-il au niveau des règlementations ? On vous dit tout dans cet article.
Quelques détails sur la règlementation de la dématérialisation
Suite à une directive européenne de 2001, le gouvernement français a décidé d’autoriser la digitalisation ou la dématérialisation des factures externes pour les entreprises. En une décennie d’application, elle a ensuite évolué et s’est étendue plus largement. Elle touche en effet même les documents qui concernent la paie des salariés. Cependant, il faut savoir que la dématérialisation de flux peut être séparée en deux, à savoir : la dématérialisation simple et la dématérialisation fiscale.
La dématérialisation simple est un processus qui vise à réaliser une copie numérique d’un document puis de l’archiver tout en conservant l’original en version physique. C’est d’ailleurs une des principales fonctions des entreprises spécialisées telles qu’Hexapage. Cette société est effectivement capable de proposer des solutions d’archivage électronique. Cela vise à réduire l’utilisation de papiers et l’impression de documents et ainsi bénéficier d’une réduction des coûts de ces derniers. Ce n’est pas tout, car un projet de dématérialisation pouvant être mis en place par l’établissement donne l’occasion de mettre en place un système d’information capable d’optimiser la productivité de chaque collaborateur.
La dématérialisation fiscale, quant à elle consiste à apposer une signature numérique un fichier et sera envoyé tel quel. L’entreprise Hexapage peut également aider à mettre en place ce type de service de dématérialisation. Mais pour que ce type de digitalisation soit complètement légal, il faut se conformer à quelques règlementations :
- Il faut que l’entreprise soit capable de certifier l’authenticité du document par le biais d’une signature électronique ou par Echange de Données Informatiques (EDI)
- S’assurer de l’intégrité du contenu de chaque facture électronique
- Garantir la lisibilité à long terme du document en le rendant pérenne
- Disposer de l’accord du destinataire pour l’envoi de documents dématérialisés.
Les principaux avantages de la transformation numérique
Nombreux sont les avantages d’une telle initiative dans la vie d’une entreprise. Voici les principaux :
Des économies en temps
Avec la digitalisation, une entreprise choisit de simplifier ses échanges. Elle diminue le temps de saisie comptable surtout au niveau de la facturation. Les contrôles et les rapprochements des factures électroniques avec les bons de commande sont facilités. Le résultat est donc un délai de traitement plus court.
Des économies en matériel
La dématérialisation permet de réduire l’usage de dossiers et documents en papier, qui représentent généralement un budget conséquent pour les entreprises.
Une gestion optimisée
Avec la gestion électronique de documents et les éventuelles applications liées, la gestion de l’entreprise est boostée. En effet, la traçabilité et la sécurisation sont bien plus performantes. Il n’y a plus de risques de perte de dossiers et leur recherche est optimale.
